Kurs i offentleglova 2024

Sivilombud Hanne Harlem og lovrådgiver Ole Knut Løstegaard fra Justisdepartementet gir oss en gjennomgang av nye uttalelser og eventuelle regelendringer og dommer innenfor dokumentoffentlighet.

Offentleglova § 9 gir rett til innsyn i sammenstillinger av opplysninger lagret elektronisk i databasene til organet - forutsatt at sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter.

Bestemmelsen gir forvaltningen plikt til å skape nye dokumenter, og skiller seg dermed fra de andre innsynsbestemmelsene i offentleglova. Den teknologiske utviklingen reiser stadig nye spørsmål knyttet til forståelsen av bestemmelsen. Hvor langt går plikten til å lage nye dokumenter i dag? Hva menes med uttrykkene "sammenstilling" "database" og "enkle framgangsmåter"? Hvilket arbeid må saksbehandler selv legge ned for å lage sammenstillinger? Hvilke muligheter og utfordringer gir ny teknologi? og nye måter å arbeide på? Og hvordan skal man vurdere krav om innsyn i det nye dokumentet?

Offentleglova gjev rett til innsyn i saksdokument og journalar. Omgrepa «dokument» og «saksdokument» er vide og teknologinøytrale og omfattar langt meir enn det ein nok til vanleg tenkjer på som dokument. Utviklinga i seinare år har likevel ført til at det kan reisast spørsmål ved om viktig informasjon no faktisk blir omfatta av lova. Enkelte organ har ikkje alltid ferdige «dokument» klare for innsyn i alle samanhengar, og mykje informasjon blir produsert og delt i nye formattypar og nye system. Korleis skal ein då praktisere innsynsretten? I mange tilfelle jobbar fleire forvaltningsorgan saman i digitale «samarbeidsrom», der det stadig blir produsert nye versjonar av dokument. Kva utgjer då saksdokumenta som er omfatta av innsynsretten, kva for unntaksreglar gjeld, og korleis skal dette handterast i praksis?

Ei anna utfordring er at mykje informasjon om enkeltpersonar kan vera tilgjengeleg på internett, til dømes gjennom «tradisjonelle» medium, sosiale medium og offentleg tilgjengelege saksdokument. Korleis kan ein då på best mogleg vis sikre at det ikkje blir røpa noko som er omfatta av teieplikt? Og kan og bør dette får konsekvensar for høvet til innsyn i til dømes lister over tilsette i organ og andre lister som inneheld personopplysningar?

Innlegget reiser spørsmåla, og du er invitert til å vera med på å finne svara.

Forvaltningsloven § 13 a fastslår at taushetsplikt ikke er til hinder for at opplysninger brukes i nærmere angitte tilfeller der ingen berettiget interesse tilsier hemmelighold. Her gis en presentasjon av reglene om samtykke, anonymisering og alminnelig kjente opplysninger og tilfeller der forvaltningen kan ta til motmæle mot uriktige opplysninger ved hjelp av det som i utgangspunktet er taushetsbelagt informasjon.

Hvordan skal disse reglene forstås i en tid der svært mye informasjon ligger evig tilgjengelig på internett? Forstår den enkelte konsekvensene av samtykke? Med all informasjon som finnes der ute, hvordan kan vi vite at det ikke er noen koblingsfare ved å gi ut anonymisert informasjon? Er alt på internett alminnelig kjent og tilgjengelig? Og hvor lenge i så fall? I en tid der falsk informasjon er blitt er samfunnsproblem, påvirker det forvaltningens adgang til - og ansvar for - å korrigere falsk informasjon offentlig?

Allmennhetens rett til innsyn gjelder for alle dokumenter i forvaltningen, også i saker som gjelder ansatte. I personalsaker står gjerne hensynet til enkeltpersoner i konflikt med allmenhetens legitime interesse i å få innsyn. Hvordan skal denne interessemotsetningen løses? I hvilke situasjoner kan og skal innsynsretten begrenses?

Vi ser nærmere på hvilke regler som gjelder ved krav om innsyn i ulike typer personalsaker, for eksempel lønnsforhandlinger, reaksjoner, oppsigelse og avskjed. Vi tar også et nærmere blikk på bruk av taushetsklausuler i sluttavtaler og forholdet til ansattes ytringsfrihet, som har vært gjenstand for debatt den siste tiden.